Veel van uw instellingen moeten waarschijnlijk hetzelfde blijven als u van Gmail naar Zoho Mail gaat. Dus voor degenen die overstappen, hier is de optimale configuratie voor Zoho Mail.
Zoho Mail biedt een veilige, privé- en advertentievrije e-mailservice. Het biedt een robuuste e-mailsuite, waardoor het perfect is voor zowel persoonlijk als professioneel gebruik. U zult verschillende instellingen tegenkomen die verwarrend kunnen zijn als u Gmail heeft gebruikt en wilt overschakelen naar Zoho Mail.
U kunt de kijkervaring aanpassen, e-mailcomponist, uw e-mails ordenen met behulp van filters, snelle acties ondernemen met de bijlage, spamlijsten beheren en zelfs e-mails importeren of exporteren als EML. We laten zien hoe u Zoho Mail instelt, zodat u probleemloos kunt overstappen van Gmail.
Volg deze stappen voordat u Zoho Mail configureert:
Zorg ervoor dat u het aangepaste domein correct hebt toegewezen aan de MX-record en SPF/DKIM-waarden hebt vastgesteld om e-mailspoofing te voorkomen voordat u Zoho mail configureert. Raadpleeg onze handleiding om de overgang van Gmail naar Zoho Mail met uw eigen aangepaste domein te voltooien.
Uw bank-, creditcard-, facturerings-, verzekerings- en andere serviceproviders moeten op de hoogte zijn van uw huidige e-mailadres voor communicatiedoeleinden wanneer u overschakelt naar een andere e-mailservice.
De migratie is een langzaam proces, maar op de lange termijn kun je belangrijke e-mails op één plek consolideren. Een slimme tip is om na te denken over autorisatie in Gmail, voor het geval je services hebt gemist.
E-mails opstellen in Zoho Mail
Zoho mail biedt u een uitgebreide toolkit voor het opstellen van e-mails. Om Composer te openen, klikt u op het pictogram Nieuwe e-mail in het linkerdeelvenster. Het componistenvenster wordt standaard geopend in een nieuw tabblad (Instellingen > Opstellen > Opstellen openen in), maar u kunt er ook voor kiezen om het inline te openen (zoals Gmail doet) of in een nieuw venster.
Net als Gmail biedt Zoho verschillende opmaakopties voor uw e-mailbericht. Gmail heeft niet de mogelijkheid om tabellen op te nemen, die instelbare breedte- en randopties hebben. Sterker nog, u kunt e-mails naar uitgaande e-mails slepen (als EML) en verwijzen naar eerdere berichten zonder ze te hoeven herschrijven.
Ga naar Instellingen > Opstellen om de volledige lijst met aanpassingen voor de voorkeuren van de componist te bekijken. U kunt de gewenste tekstrichting wijzigen, de letterstijl aanpassen, ontvangers automatisch aan uw contacten toevoegen en uw bericht op spelling controleren.
In Zoho Mail kunnen gebruikers grote bijlagen aan e-mails toevoegen.
De maximale bestandsgrootte voor bijlagen in Gmail is 25 MB. U kunt enorme bestanden naar uw ontvangers e-mailen met behulp van Zoho mail. De grootte van de bijlage is afhankelijk van het abonnement. Met het Mail Lite-abonnement varieert dit van 250 MB tot 1 GB.
Deze bijlagen worden per Mail omgezet in links en verzonden naar de ontvanger(s). Selecteer het bestand in Mijn bijlage > Enorme bijlagen en verzend het opnieuw als u hetzelfde bestand naar verschillende ontvangers wilt verzenden. Het is mogelijk om toegangsrechten voor elke bijlage op te geven.
Het verzenden van bijlagen naar andere Zoho-gebruikers of gebruikers met gekoppelde accounts is ideaal voor beperkte toegang. Met openbare toegang kunt u grote bestanden veilig en individueel aan iedereen koppelen. Alle bijlagen hebben standaard beperkte toegang. Selecteer deze optie om het openbaar te maken en de bijlagelink te maken.
E-mailplanning instellen in Zoho Mail
Met de functie “Later verzenden” in Zoho Mail kunt u een persoonlijk tijdschema (datum/tijd) voor uw e-mail maken. Hoewel Gmail een vergelijkbare mogelijkheid heeft, biedt Zoho de mogelijkheid om regelmatig terugkerende e-mails te plannen.
Schrijf zoals gewoonlijk uw e-mail en selecteer vervolgens Later verzenden. Kies een datum en tijd op het tabblad Planning.
Herhaal de bovenstaande stappen en selecteer de optie Terugkerend om een terugkerende e-mail aan te maken. Bepaal de frequentie (dagelijks of wekelijks), einddatum en eventuele toepasselijke tijdzone. Ze zijn handig wanneer u uw klanten aan hun facturen moet herinneren.
E-mails snooze in Zoho Mail
Er zullen enkele cruciale e-mails zijn waarop u uiteindelijk moet reageren, maar dit niet meteen kunt doen. Wanneer u de sluimerfunctie in Zoho Mail gebruikt, wordt uw e-mail opgeslagen in een speciale map ‘Gesnoozed’ en na een bepaalde tijd teruggezet naar de oorspronkelijke map.
Klik op het snooze-pictogram in het hoofdmenu nadat je de e-mail hebt gekozen die je wilt snoozen. Kies de tijdsperiode of een specifieke datum en tijd. De gekozen e-mail wordt overgebracht van de oorspronkelijke locatie naar de map Gesnoozed.
E-mails lezen in Zoho Mail
Misschien wilt u af en toe een e-mail bekijken die u een paar dagen of weken geleden van een bepaalde afzender hebt ontvangen. In plaats van door de e-maillijst te bladeren, kan Zoho Mail e-mails van een bepaalde afzender of onderwerp weergeven.
Kies Lijst e-mails van deze afzender of Lijst e-mails met dit onderwerp in het contextmenu wanneer u met de rechtermuisknop op een e-mail klikt. Zelfs de velden in uw e-maillijst, zoals vlag, bijlage, aantal opmerkingen, grootte en andere, kunnen worden gewijzigd.
Pas de lay-out en weergaveopties van Zoho Mail aan
De “Klassieke” weergave is de standaardweergave voor de manier waarop de e-mails worden weergegeven. Klik op het pictogram Weergave wijzigen en kies de weergave “Compact of Supercompact” om dit gedrag te wijzigen. De royale afstand tussen e-mails verkleint en vergroot het aantal e-mails in elk scherm.
Elke e-mail die u kiest, wordt standaard geopend in de verticale voorbeeldmodus. Om uw e-mail onder de e-maillijst te zien, navigeert u naar Instellingen > E-mailweergaveopties en selecteert u Horizontaal voorbeeld. Of kies Nieuw tabblad om ze op een nieuw tabblad te bekijken.
Biedt Zoho Mail een gespreksweergave?
Wanneer mensen in Gmail een e-mail beantwoorden, worden de antwoorden gegroepeerd in een conversatieweergave met de nieuwste e-mail onderaan.
Zonder zelfs maar de e-mail te openen, zet Zoho Mail het hele gesprek in een boomstructuur met details van de afzender, een tijdlijn, mappen, bijlagen en meer. Bovendien kunt u de gespreksreeks zo indelen dat de nieuwste of oudste e-mail bovenaan verschijnt (Instellingen > Gesprek).
Bijlagen bekijken en beheren in Zoho Mail
De afwezigheid van een dashboard voor het beheer van bijlagen is een van de grootste tekortkomingen van Gmail. Gmail-zoekoperators kunnen worden gebruikt om berichten met bijlagen te lokaliseren, maar het is even wennen. Zoho mail biedt een centraal dashboard waar u bijlagen kunt bekijken die naar u zijn verzonden of aan andere Zoho-apps zijn toegevoegd.
Klik op het pictogram Attachment Viewer om uw bestanden netjes gerangschikt op bestandstype te zien. Selecteer een miniatuur om ze te bekijken of om snelle acties op de bijlagen uit te voeren. Klik op Gekoppelde e-mail openen om een nieuwe e-mail te verzenden met de bijlage als bijlage of om deze toe te voegen aan een taak of notitie.
Opvolging van belangrijke e-mails in Zoho Mail
We moeten de e-mail vaak opvolgen, ongeacht het antwoord. Uw e-mails hebben mogelijk automatisch een herinnering toegevoegd door Zoho Mail. Klik op het kloksymbool nadat u uw e-mail hebt voltooid.
U kunt een specifieke tijd kiezen om aan de e-mail te worden herinnerd, of u nu wel of geen antwoord krijgt. Of stel een deadline in en als niemand op de e-mail reageert, wordt u hiervan op de hoogte gesteld zodra de deadline is verstreken. U kunt meldingen of e-mails van Zoho Mail ontvangen om u aan de e-mail te herinneren.
U kunt op dezelfde manier ook een herinnering instellen voor inkomende e-mails. Klik op Meer opties > Herinnering nadat u de e-mail hebt geselecteerd waaraan u de herinnering wilt toevoegen. Selecteer uw favoriete optie en ga verder. Om de alarmkeuze aan te passen aan de tijden die u kiest, gaat u naar Instellingen > Voorinstelling.
E-mailorganisatie in Zoho Mail
U kunt inkomende en uitgaande e-mails automatisch ordenen met behulp van filters in Zoho Mail. Net als in Gmail kun je voorwaarden stellen en daarop reageren. Maar in Zoho kunt u de AND/OR-operator gebruiken om te definiëren of er met een of alle voorwaarden rekening moet worden gehouden.
Maak een nieuw filter door naar Instellingen > Filters te gaan om aan de slag te gaan. Stel de voorwaarden in (van, onderwerp, aan, cc, bcc, type bijlage), type voorwaarde (combinatie van voorwaarden in EN/OF) en acties nu (Verplaatsen naar map, Taggen als, E-mail doorsturen naar, E-mail verwijderen).
We gebruiken “Labels” op Gmail om berichten te categoriseren. Om e-mails in Zoho te beheren of te ordenen, kunt u verschillende mappen op verschillende niveaus maken. Om een map te maken en te kiezen waar u deze wilt plaatsen, klikt u op het (+) symbool naast Mappen. Om ze verder te ordenen op basis van het project, een specifiek team, klanten en meer, kun je tags toepassen (Selecteer een e-mail > Tag als).
Integratie van services van derden met Zoho Mail
Om uw workflow te verbeteren, biedt Zoho Mail uitstekende interactie met zowel interne als externe apps. De externe apps integreren met de e-mail via de API die beschikbaar wordt gesteld door apps van derden, terwijl de interne apps Zoho-apps zijn (Zoho Invoice, Zoho Workdrive en Zoho CRM). Ga naar Instellingen > Integraties om de lijst met beschikbare integraties te bekijken.
Kies uw favoriete apps door op Go to Marketplace te klikken. Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting en Integrated zijn enkele van de bekende. Ga naar de pagina van de extensie en schakel deze in. Keer daarna terug naar het gedeelte Integraties en zet de knop Inschakelen aan.
Probeer uw e-mailverslaving een halt toe te roepen nu Zoho Mail is ingesteld
Een uitstekende vervanging voor Gmail is Zoho Mail. De pagina met e-mailinstellingen is onhandig/moeilijk te navigeren en het kost even tijd om eraan te wennen, maar als u de procedure hebt gevolgd, kunt u binnen enkele ogenblikken aan de slag met Zoho Mail.
Tegenwoordig is het normaal dat mensen hun e-mail vele malen per minuut checken. Hoewel dit dwangmatige e-mailcontrolegedrag onschadelijk lijkt, kan het een negatieve invloed hebben op uw productiviteit en welzijn. neem contact op met onze Gmail Bellen over hoe u uw e-mailverslaving kunt doorbreken voor meer informatie.
No comments:
Post a Comment